6 tips voor productief thuiswerken

Nu thuiswerken voor veel mensen voor een langere tijd het nieuwe normaal is, vergt dat enige aanpassing. Niet iedereen is het gewend om thuis te werken. Daarom hier tips die je kunnen helpen productief aan de slag te gaan!

Ik geloof er niet in om in één keer je werkroutine om te gooien. Het is beter dit in kleine stapjes te doen, om duurzamer effect te krijgen. Ik heb dit artikel daarom opgebouwd in een week lang voor elke dag een tip. Zo kun je elke dag een stapje zetten in het verbeteren van je productiviteit. Print daarom het artikel even uit of zet hem in je favorieten, dan kun je deze week elke dag hier je dag mee starten. 

* De inhoud van dit artikel is eerder gepost als aparte LinkedIn posts.

TIP 1 – zondag – bereid je goed voor.

Om op maandag lekker te kunnen starten met thuiswerken begin ik met een paar tips om ’s ochtends direct voortvarend te starten:

> Voor lekker thuiswerken is het belangrijk dat je – net als op je werk – een goede werkplek hebt. Kies een plek waar je:

    1. Ongestoord kunt zitten. Dit betekent ook dat de plek mooi opgeruimd is.
    2. Goed kunt zitten. Zit aan een bureau of tafel met een stoel op een voor jou goede hoogte.
    3. Goed je computer/laptop kunt gebruiken. Denk aan zonlicht op het scherm. Als je een laptop gebruikt, is het fijn een apart toetsenbord, muis en schermverhoger te gebruiken. Voor een korte duur thuiswerken nog geen must als je klachtenvrij bent.
    4. Het klimaat goed kunt beheersen. Te koud of te warm leidt af.

> Begin op tijd en start je werkdag zoals je normaal ook zou doen. Ontbijt, kleed je aan (mag natuurlijk in wat comfortabelere kleding dan op het werk) en start. Dat zorgt dat je in een werkmodus terechtkomt. De extra tijd die je wint met reistijd kun je mooi aan de achterkant pakken.

> Houd op tijd op met werken. Als je je thuiswerkdag goed aanpakt heb je hopelijk aan het einde van de dag nog energie over. Stap niet in de valkuil om dan maar door te blijven werken. Om gefocust en effectief aan het werk te blijven is tijdig afschakelen juist belangrijk.

Je bent klaar voor de werkweek! 

TIP 2 – maandag – maak een effectieve actielijst voor wat je deze dag wilt doen.

Deze tip gaat meer over effectief dan productief werken. Een belangrijk startpunt. Want laten we daar helder over zijn: je kunt heel veel werk verzetten, uiteindelijk gaat het er vooral om of dat werk je dichterbij je doelen brengt. 

Experimenteer eens met deze opzet:

Stel 3 prioriteiten. Dit zijn jouw ‘grote 3’ voor de dag.

Maak daarnaast voor de kleinere klusjes die je vandaag moet doen een lijstje met maximaal 5 punten. Je ‘kleine 5’ voor de dag:

Je dag is geslaagd als je je 3 prioriteiten hebt gehaald. Begin dan ook daarmee, voordat je andere zaken oppakt. Check dus ook niet eerst je mail! Wanneer je de ‘grote 3’ klaar hebt, begin je met je ‘kleine 5’ klussen.

Als je een beetje op mij lijkt dan heb je de natuurlijke neiging te overschatten wat je op een dag kunt doen. Deze opzet van de actielijst zorgt ervoor dat je niet teveel plant. Als je het af hebt, kun je er altijd wat extra’s bij doen.

Zo formuleer je je acties effectief:

  1. Houd het behapbaar. Knip grote acties op in kleine stukjes. Wat kun je doen in een dag?
  2. Schrijf actiegericht. Gebruik een werkwoord.
  3. Wees concreet. Wat ga je precies doen?
  4. En – last but not least – zorg dat de actie een prioriteit is. Een hulpmiddel hierbij is het zinnetje “moet ik dit nu doen”. Zie deze post voor een uitleg hierbij.

TIP 3 – dinsdag – doe aan timeboxing

Onze hersenen zijn niet gebouwd om lang gefocust te blijven. Logisch: focus was gevaarlijk, vroeger pikte je alle signalen uit de omgeving op om je te beschermen tegen die sabeltandtijger in de bosjes!

Hoe ga je thuis – met alle afleidingen daar – toch gefocust aan de slag?

Beperk je wisselingen tussen taken. Deze kosten tijd en energie.

Ga ‘timeboxen’: plan blokken in je planning waarin je gefocust bent op één type taak. Ik gebruik twee soorten blokken:

1) Focusuren: hierin richt ik me alleen op mijn ‘grote 3’ prioriteiten (zie de tip ‘maandag’). Ik ben ’s ochtends het meest productief, dus plan deze in de eerste twee uur van de dag. Kijk voor jezelf wanneer jij het makkelijkst in een flow werkt, pas aan bij je eigen bioritme. 

2) Themadagen: hierin cluster ik dezelfde soort taken op één dag. Switchen gaat daarmee makkelijker. Bijvoorbeeld al mijn netwerkafspraken op vrijdag.

Neem pauzes tussen de blokken!

Wil je meer weten over hoe je goed focus kunt houden? Dan heb ik de volgende leestip voor je: Focus aan/uit van Mark Tigchelaar (Affiliate link).

TIP 4 – woensdag – zorg goed voor jezelf en houd pauzes!

In deze tijd is het extra belangrijk goed voor jezelf te zorgen. Neem daarom genoeg pauzes gedurende je werkdag.

Eén van de slechtste beslissingen in het kader van productiviteit is om ‘maar even lekker door te knallen’. Zeker als je in een lekkere flow met je werk zit, neig je misschien te lang achter elkaar achter je computer te blijven zitten.

Op kantoor zijn er ‘automatische’ onderbrekingen doordat je even naar een collega loopt om iets te vragen of regelen of naar een vergadering loopt. Maar als je je regeldingetjes vanaf je bureaustoel doet en je vergaderingen online via je laptop, dan zit je wel lang stil.

Gevolg: zowel je lichaam als je geest hebben geen moment waarop ze even tot rust kunnen komen. Dit maakt je uiteindelijk gedurende de dag minder productief dan wanneer je gewoon je pauzes neemt.

Plan je pauzes dus bewust: bijvoorbeeld elk uur 5 minuten of elke twee uur 10 minuten.

En doe minimaal één keer per dag iets actiefs :

Maak een wandeling buiten of doe bijvoorbeeld een klein kwartiertje “Office Yoga”. Zelf ben ik een groot fan van Yoga with Adriene die hier een mooie video voor heeft gemaakt. Hierna kun je fris en fruitig weer aan de slag!

TIP 5 – donderdag – gebruik een pomodorotimer

Je bent al een eind op weg in je werkweek. Hoe gaat het tot nu toe?

  1. Prioriteer je je acties met de ‘grote 3’ en ‘kleine 5’?
  2. Bestaan je dagen uit thema’s en focusuren?
  3. Houd je goed pauzes?

Dan merk je vast dat je je werk al met meer aandacht doet. De volgende kleine stap in gefocust werken? De pomodorotechniek!

Hier een korte uitleg.

Met de Pomodoro-techniek werk je steeds 25 minuten aan een taak en dan pauzeer je 5 minuten.

Dit werkt als volgt: pak je 3 grootste prioriteiten en schat in hoe lang je hiermee bezig bent. Stel je prioriteit is het maken van een presentatie en je denkt dat dat 1,5 uur kost. Dan telt deze als 3 pomodori. Doe hetzelfde voor je andere prioriteiten.

Nu ga je aan de slag. Je werkt steeds 25 minuten en houdt 5 minuten pauze en gaat zo je prioriteiten bij langs.

Er valt nog meer te vertellen over deze techniek: waarom werkt dit? is 25 minuten altijd de goede keuze? Maar voor nu daag ik je uit het gewoon te doen en voor jezelf te ervaren of en waarom het werkt.

TIP 6 – vrijdag – blijf in verbinding en ‘work out loud’!

Mijn laatste tip gaat over de samenwerking vanuit huis. Thuiswerken – en zeker als dat meerdere dagen (weken?) achter elkaar is, zoals de situatie nu voor velen – kan dat best geïsoleerd voelen. Geen fysiek overleg meer of spontaan contact met collega’s.

Dit heeft invloed op je motivatie (voor wie doe ik dit?) en daarmee op je productiviteit. Of misschien werken je collega’s ondertussen een andere richting op…niet zo effectief!

De oplossing: zoek je collega’s ook vanuit huis op!

Je kunt bellen, maar face-to-face contact is prettiger en effectiever. En dit kan nu al heel makkelijk online.

Zo onderhoud ik mijn klantcontacten via ‘Zoomcalls’ en dit blijkt erg prettig te werken! In Zoom kun je videobellen én je kunt je scherm delen waardoor je concepten, presentaties en agenda’s samen kunt zien.

Zo’n call kun je gebruiken voor:

  1. Een check-in met elkaar: hoe gaat het?
  2. Het delen van je werk. Work out loud: deel alvast concepten of plannen die je hebt, zodat je dezelfde kant uit blijft werken.
  3. Ter vervanging van reguliere overleggen en afstemming.

Hoe is deze week je vergaan? Hebben de tips je geholpen met productiever aan de slag te gaan? Laat het me hieronder weten in de comments!

En volgende week kun je met alle tips tegelijk aan de slag, het duurt even voor je dit als goede gewoonten hebt overgenomen. En als we straks dan weer op kantoor aan de slag kunnen gaan, dan zul je merken dat dezelfde tips je ook daar gaan helpen!

Succes!

#productiviteit #thuiswerken #effectiefsamenwerken

0
0
stem
Artikelbeoordeling

Meer lezen over: | | |

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

0
Zou graag je gedachten willen weten, s.v.p. laat een reactie achter.x
()
x