5 tips voor productief online samenwerken

Net als zovelen ben ik de afgelopen weken – elf weken! – bijna volledig online aan het werk geweest. Samen met mijn klant. En deze manier van samenwerken blijkt verrassend productief!

Ik ben dan ook best trots op de manier waarop Jildau Hendriks en ik dit de afgelopen tijd aangepakt hebben. Beiden vanuit ons eigen huis en via nieuwe manieren van werken. Zo videobelden we elke dag. Met elkaar en ook met andere collega’s van Meldkamer Noord-Nederland.

Het valt me op dat hier op LinkedIn verschillende geluiden over te horen zijn. Sommige geven ook aan effectief en efficiënt te kunnen werken. Anderen vinden het juist veel lastiger om zaken gedaan te krijgen of worden overspoeld door e-mails en videovergaderingen.

Gelukkig zijn hier op hetzelfde LinkedIn ook veel tips te vinden over online vergaderen en online faciliteren. Maar hoe zit dat met langere samenwerkingen, zoals bijvoorbeeld een project dat je samen oppakt? Hoe pak je dat productief aan?

Jildau en ik hebben ervaren hoe het is om langere tijd intensief samen online aan een project en een aantal dossiers te werken. In dit artikel deel ik onze ervaringen in wat hierin werkt en wat niet. Uiteraard in samenwerking met Jildau.

Doe er je voordeel mee!

Met stip op nummer één: investeer ook online in je relaties.

Laat ik starten met de relatie. Jildau en ik kennen elkaar inmiddels al langere tijd vanuit verschillende organisaties en functies. We begrijpen elkaar vaak snel en goed. Ook zijn we open naar elkaar over wat we ergens van vinden of welke verwachtingen we hebben. Dit scheelt behoorlijk in zo’n situatie waar de fysieke afstand ineens groot is!

We hebben gemerkt dat een scherm er tussen leidt tot meer functioneel contact. Als je elkaar in levende lijve ziet, start een gesprek vrijwel automatisch sociaal. Terwijl je gaat zitten, samen nog wat te drinken haalt, je tas uitpakt noem maar op. Met een scherm er tussen is dat anders. Zeker als je in een groepje online overlegt. Je zit startklaar om te overleggen.

Terwijl iedereen achter het scherm in een andere toestand zit. De één nog druk in zijn hoofd met een vorig of een volgend overleg, de andere hoopt dat de kinderen een uurtje rustig zullen zijn en weer een ander heeft inmiddels vierkante ogen van het vele videobellen.

We starten een call daarom met te vragen hoe de ander er bij zit. In de situatie van thuiswerken gaat dit bijvoorbeeld ook om: kun je met je aandacht volledig bij dit gesprek zijn of niet? Heb je de kinderen thuis en vragen die ook een deel van je aandacht? Of verwacht je telefoontjes of klusjesmannen aan huis? Deze tijd is immers ook de ideale tijd om klussen en onderhoud aan je huis te doen! Het hoeft niet erg te zijn als iemand niet de volledige aandacht bij het gesprek kan hebben. Belangrijk is wel dat je het met elkaar bespreekt. Spreek ook af wat je doet wanneer er iets tussendoor komt.

Als je zoals wij langere tijd aan een bepaald project of dossier samenwerkt, weet dan ook van elkaar wanneer je het meest productief werkt. Heeft dat met tijdstip van de dag te maken? Welke typen klussen pak je liever samen op en welke liever alleen? Werken deadlines stimulerend of blokkerend etc. Praat hierover.

TIP 2: zoek zo veel mogelijk direct contact.

Tijdens de samenwerking loopt de camera bijna continu (videobellen). Om te overleggen natuurlijk en om samen aan documenten te werken (zie ook tip 4 voor handige tools).

Wanneer we andere collega’s nodig hebben voor input of afstemming, dan wachten we niet met contact zoeken, maar kijken we of diegene beschikbaar is voor videobellen. Onze ervaring is dat het in deze tijd veel makkelijker is even tijd in iemands agenda te krijgen en ook dat je zo’n afstemming veel sneller en efficiënter af kunt ronden. We hebben veel overleggen gehad die maximaal een half uur duurden, daar waar je offline vaak een uur voor plant (en volmaakt!).

Soms gebruiken we ook de telefoon. En als we echt een concrete vraag voor een grotere groep hebben, dan gebruiken we mail. Voor mijn gevoel hebben we hierdoor veel minder gemaild dan gebruikelijk.

Deze manieren van direct contact zoeken helpen om onderwerpen veel sneller af te ronden en het voorkomt onduidelijkheden, doordat je direct door kunt vragen.

Binnenkomende mails of vragen via MS Teams handelen we altijd zo snel mogelijk af, waardoor er geen digitale stuwmeren ontstaan.

TIP 3: breng structuur aan in het werk en in je werkdag.

Het gevaar van zoveel thuiswerken is dat werk en privé door elkaar gaan lopen. Dat je het werk doet met het gezin en huishouden er een beetje bij of andersom. En dan met steeds switchen tussen de taken. Het helpt dan vaste afspraken te maken van wanneer je aan het werk gaat en dan ook te organiseren dat je dan ‘vrij’ bent voor je werk. Ik realiseer me dat dat niet voor iedereen even makkelijk was de afgelopen weken. Jildau en ik hebben een goede balans hierin gevonden en dat geeft een stuk rust en helpt productief te blijven.

Ook doen we regelmatig een check-in, we starten de dag gezamenlijk met de planning van de dag : wat gaan we vandaag doen? Welke onderwerpen pakken we samen op? En welke gaan we afzonderlijk van elkaar mee aan de slag. Hetzelfde geldt voor het regelmatig vooruitkijken in de planning naar de komende weken.

Vaak spreken we halverwege de dag ook even weer online af en aan het einde van de dag sluiten we samen af. Dit werkt echt prettig, geeft een beetje het gevoel alsof je samen op kantoor zit. En je kunt elkaar motiveren en snel verder helpen wanneer je vastloopt.

TIP 4: maak gebruik van de (online) tools die voorhanden zijn.

Juist in deze tijd zijn er allerlei tools (ontwikkeld) om online samenwerken te ondersteunen. Maar welke kies je dan?

Om de structuur en het samenwerken goed te ondersteunen werken Jildau en ik voornamelijk met de volgende tools:

  • OneNote – we delen een kladblok zodat we allebei altijd toegang hebben tot dezelfde informatie. In dit kladblok staan:
    • Alle lopende dossiers en projecten (met daarbij doel, resultaat, aandachtspunten en acties).
    • Agenda’s voor en aantekeningen bij al onze overleggen met collega’s. Deze werken we live bij tijdens elk overleg. Hierdoor hoeven we niet allebei aantekeningen maken en kunnen we makkelijk rollen wisselen tijdens overleggen.
    • De planning natuurlijk.
  • MS Teams, waarin we:
    • Met elkaar en collega’s videobellen.
    • Documenten van projecten delen met collega’s.
    • Communiceren met collega’s via posts (vragen, opmerkingen, stand van zaken etc)
  • WhatsApp:
    • Voor informeren van kleinere zaken of veranderingen in planning.

Natuurlijk zijn er een hoop meer en andere tools te bedenken. Kies wat bij jou past. Voor ons werkte het vooral ook om het aantal tools te beperken.

Naast de tools is het fijn een goede werkplek te hebben. Voor ons bleken de volgende aspecten belangrijk:

  • Goede Wifi-verbinding!!
  • Gebruik van tweede scherm – vooral in verband met het vele videobellen, dat kan dan makkelijk op één scherm terwijl je op het andere scherm documenten en OneNote open hebt staan. Een goed alternatief is ook om het videobellen via een telefoon of tablet te doen en te werken op je laptop of pc. 
  • Een goede stoel – het is wel een stuk meer zitten dan normaal op kantoor, waar je toch vaak van de ene plek naar de andere beweegt.

TIP 5: tot slot – bewaak je energieniveau.

Het is zo belangrijk om goed op je energieniveau te blijven letten. Het online werken is een stuk intensiever.

In positieve zin betekent dit minder tijdverlies aan bewegingen, reizen, gangpraatjes, etcetera.
In negatieve zin betekent het dat het ook een stuk vermoeiender is (alleen al door de vierkante ogen die je krijgt).

Zorg dus dat je op tijd pauzes en toiletbreaks plant en vul de tijdwinst niet in met nog meer werken, maar juist met ontspanning. Dan blijf je een stuk productiever.

Dat waren de tips. Eigenlijk ook weer niet zo anders dan offline werken….

Laat je me weten wat voor jou (niet) werkt?

0
0
stem
Artikelbeoordeling

Meer lezen over: | | |

online samenwerken

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

0
Zou graag je gedachten willen weten, s.v.p. laat een reactie achter.x
()
x